การติดตามประเมินผลการใช้โปรแกรมระบบงานสารบรรอิเล็กทรอนิกส์ เพื่องานบริหารมหาวิทยาลัยแม่โจ้

Abstract

การศึกษาครั้งนี้มีวัตถุประสงค์เพื่อ 1) เพื่อประเมินผลการใช้โปรแกรมระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ เพื่องานบริหารของมหาวิทยาลัยแม่โจ้ 2) เพื่อศึกษาความต้องการ ปัญหา และข้อเสนอแนะจากการใช้โปรแกรมระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ เพื่องานบริหารของมหาวิทยาลัยแม่โจ้ ประชากรที่ใช้ในการวิจัยครั้งนี้ คือ อาจารย์และบุคลากรที่ใช้ระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ของมหาวิทยาลัยแม่โจ้ จํานวน 615 คน โดยผู้วิจัยจะทําการสุ่มตัวอย่างได้เท่ากับ 260 คน สําหรับเครื่องมือที่ใช้ในการเก็บรวมรวมข้อมูล คือ แบบสอบถาม จากนั้นได้นําแบบสอบถามไปเก็บรวบรวมข้อมูลจากกลุ่มตัวอย่างแล้วนําข้อมูลที่ได้มาวิเคราะห์ด้วยโปรแกรมสถิติสําเร็จรูปเพื่อการวิจัยทางสังคมศาสตร์ สําหรับสถิติที่ใช้ในการวิเคราะห์ข้อมูล คือ ค่าร้อยละ ค่าเฉลี่ย ค่าเบี่ยงเบนมาตรฐาน ผลการวิจัย พบว่า อาจารย์และบุคลากรของมหาวิทยาลัยแม่โจ้ มีความคิดเห็นต่อการ ใช้งานโปรแกรมสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ในด้านประสิทธิภาพของระบบในระดับมาก ได้แก่ ด้านที่มหาวิทยาลัยควรกําหนดนโยบายให้พนักงานทุกคนเข้าใช้ระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ด้านระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ทําให้การรับ-ส่งเอกสารภายในหน่วยงาน มีความสะดวกรวดเร็ว และด้านระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ทําให้การประสานงานภายในหน่วยงานมีความสะดวก สําหรับความคิดเห็นต่อการใช้งานโปรแกรมสารสนเทศในด้านความพึงพอใจในการให้บริการ พบว่าอาจารย์และบุคลากรของมหาวิทยาลัยแม่โจ้มีความพึงพอใจในระดับมาก ได้แก่ ด้านการให้บริการของเจ้าหน้าที่ศูนย์เทคโนโลยีสารสนเทศ ที่เกี่ยวข้องกับระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ด้านการได้รับคําแนะนําที่เหมาะสมและเข้าใจง่ายเมื่อสอบถามปัญหาในการใช้งานระบบกับเจ้าหน้าที่ศูนย์เทคโนโลยีสารสนเทศ และด้านการได้รับทราบข่าวสารการประชาสัมพันธ์ในเรื่องการจัดอบรมการใช้งานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ของศูนย์เทคโนโลยีสารเทศ ปัญหาและข้อเสนอแนะที่มีต่อการใช้งานโปรแกรมระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ เพื่อการบริหารงานของมหาวิทยาลัย ได้แก่ ควรมีการจัดอบรมและจัดให้มีการพบปะพูดคุยสัมมนากลุ่มผู้ใช้บ่อย ๆ เพื่อจะได้ทราบถึงปัญหาการใช้ในแต่ละช่วงอย่างต่อเนื่อง ควรกระตุ้นเตือน และให้คําแนะนําแก่หน่วยงานที่ยังใช้ไม่ครบวงจร จัดหาเครื่องคอมพิวเตอร์ที่มีประสิทธิภาพให้ เพียงพอ ครอบคลุมทุกหน่วยงาน และมหาวิทยาลัยควรมีนโยบายที่เคร่งครัดกว่านี้ โดยกําหนดให้ บุคลากรทุกคน ทุกหน่วยงานในมหาวิทยาลัยใช้ระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ เพื่อลดปัญหา การทํางานซ้ำซ้อน และกําหนดบทลงโทษหากไม่ให้ความร่วมมือ สําหรับผลการศึกษาการประหยัดค่าใช้จ่ายในการสําเนาเอกสาร พบว่า ในเดือน ตุลาคม 2550 มีการส่งหนังสือเวียน จํานวน 29,583 หน้า สามารถประหยัดการสําเนากระดาษเฉลี่ย 1,345 แผ่นต่อวัน และในเดือนสิงหาคม 2551 พบว่ามีการส่งหนังสือเวียน จํานวน 34,216 หน้า สามารถประหยัดการสําเนากระดาษเฉลี่ย 1,711 แผ่นต่อวัน ในส่วนข้อมูลสรุปภาพรวมเมื่อเปรียบเทียบค่าใช้จ่ายในด้านการจัดการเอกสาร ในปีงบประมาณ พ.ศ. 2550 และปีงบประมาณ พ.ศ. 2551 บองหน่วยงานภายในมหาวิทยาลัยแม่โจ้ จํานวน 17 หน่วยงาน พบว่าค่าใช้จ่ายในการจัดการเอกสารในปีงบประมาณ พ.ศ. 2550 เท่ากับ 6,135,719.28 บาท และในปีงบประมาณ พ.ศ. 2551 เท่ากับ 4,935,361.62 บาท โดยลดลงคิดเป็นร้อยละ 19.56 จําแนกเป็น ค่าใช้จ่ายค่าถ่ายเอกสารลดลง คิดเป็นร้อยละ 9.82 ค่าผงหมึกเครื่องพิมพ์ลดลงร้อยละ 21.26 และค่ากระดาษถ่ายเอกสารลดลงคิด เป็นร้อยละ 30.57